ACTUALITES SOCIALES Pratique et Critique

Très attendue, la circulaire de la DGT sur la base de données économiques et sociales des représentants du personnel a été dévoilée. Comités d’entreprise et employeurs, voici les 10 éléments qu’il faut retenir de sa lecture.

1/ L’accès à la base de données unique n’a pas à être vraiment permanent

Si l’on s’en tient à la lettre de l’article L. 2323-72 du Code du travail, « la base de données est accessible en permanence » aux utilisateurs.

Difficile cependant d’imaginer un tel accès en dehors des horaires d’ouverture de l’entreprise lorsque la base a été mise en place sous un format papier ou via un intranet.

La circulaire va dans ce sens en précisant que la base n’a pas à être accessible 24/24 et 7 jours sur 7 lorsque des raisons pratiques s’y opposent.

Reste qu’il faut quand même veiller à ce que les représentants du personnel aient un large accès à la base de données unique, selon des modalités définies à l’avance par l’employeur.

2/ Les membres de la DUP ont accès à la base de données unique

On savait que les membres du CE, du comité central d’entreprise, du CHSCT ainsi que les délégués syndicaux ont un accès à la base de données unique. Et ce que les élus soient titulaires et suppléants.

La circulaire confirme logiquement que les membres de la délégation unique du personnel (DUP) y ont aussi accès dans la mesure où ils exercent les attributions économiques du CE.

En revanche les DP n’y ont pas accès sauf s’ils exercent les attributions économiques du CE (l’hypothèse visée étant celle d’une entreprise de plus de 50 salariés munie de DP mais pas d’un CE car il y a eu absence de candidats à l’élection).

3/ Toutes les informations de la base de données unique ne peuvent pas être identifiées comme confidentielles

La loi impose aux élus une obligation de discrétion sur les informations de la base pour lesquelles leur employeur les a informés qu’il y a avait confidentialité et pour combien de temps.

La circulaire tente de prévenir les abus sur les informations classés confidentielles en rappelant la jurisprudence existante :

- pas de confidentialité si une information est déjà connue du grand public ou des salariés ;

- nécessité que la divulgation puisse nuire à l’entreprise pour reconnaître la confidentialité de l’information.

4/ Chaque établissement n’a pas à instaurer une base de données unique

La base de données unique s’établit au niveau de l’entreprise. Il n’est pas nécessaire de la démultiplier au niveau de chaque établissement. En revanche, il faut y faire figurer toutes les dispositions qui sont à fournir au comité central d’entreprise et aux comités d’établissement.

5/ Une négociation avec les syndicats ou a minima une consultation du CE est nécessaire lors de la mise en place de la base de données unique

La circulaire recommande que la mise en place de la base, ses finalités, ses modalités d’accès et de consultation fassent l’objet d’une négociation dans l’entreprise ou le groupe. Ou a minima qu’un dialogue sur ces thèmes soit instauré pour établir un climat de confiance.

Vu l’importance du sujet pour le CE, il est de toute façon préférable pour les employeurs de le consulter sur le sujet pour éviter tout risque devant les tribunaux.

6/ La mise à jour doit être régulière

Il est nécessaire d’actualiser les informations de la base de données unique transmises de façon récurrente.

Ainsi, la circulaire donne l’exemple des informations trimestrielles (telle l’information sur l'évolution générale des commandes et de la situation financière) : la mise à jour dans la base de données doit elle aussi être trimestrielle.

7/ La base de données unique doit avoir un caractère prospectif

Le Code du travail impose aux employeurs de faire figurer dans la base des éléments relatifs aux 2 dernières années, à celle en cours et aux 3 suivantes. Ils n’ont cependant pas à remonter l’histoire lors de la mise en place de la base (qui intervient en 2014 ou 2015 selon l’effectif) et ne sont ainsi pas tenus d’insérer les informations relatives aux deux années précédentes.

Si des données chiffrées sont exigées pour les années passées, l’employeur peut se contenter de donner des grandes tendances pour les années à venir. S’il n’y arrive pas, la circulaire précise qu’il devra en donner les raisons.

8/ Les informations figurant dans la base doivent être classées

Il va falloir classer et regrouper les informations de la base par grandes thématiques en utilisant les rubriques définies aux articles R.2323-1-3 et R.2323-1-4 du Code du travail.

La circulaire précise que ce classement doit être le plus pertinent possible pour permettre aux élus de pouvoir exploiter et s'approprier les données.

Par exemple, les informations définies au point « 1.1 Effectif » du bilan social (comme par exemple l’effectif total au 31/12) peuvent être considérées comme relevant de la rubrique « A 1° a) Evolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté ».

9/ La mise à disposition des rapports et informations récurrents ne vaudra substitution de l’obligation de communication que sous certaines conditions

La base de données unique contient :

- les informations nécessaires à la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise et leurs conséquences (à compter du 14 juin 2014 ou 2015 au plus tard selon l’effectif de l’entreprise, celles d’au moins 300 salariés étant les premières à devoir remplir cette obligation) ;

- les informations transmises de manière récurrentes (à compter du 31 décembre 2016 au plus tard).

S’agissant du CE, l’employeur pourra remplir son obligation de communication en mettant à disposition ces informations récurrentes dans la base si :

- les éléments d’informations sont régulièrement mis à jour ;

- les éléments d’analyse ou d’explication prévus par le Code du travail sont mis à disposition des IRP.

Exemple fournie par la circulaire : le CE est informé chaque trimestre sur la situation de l’emploi et les éléments l’ayant conduit ou qui pourraient le conduire à faire appel à des CDD, des contrats de mission… Pour valoir communication au CE, l’employeur devra :

-mettre dans la base les données chiffrées ou tendances pour 6 ans ;

-actualiser ces données tous les 3 mois ;

-informer le CE de la mise à disposition et de l’actualisation ;

-accompagner ces données des explications attendues à l’article L. 2323-51 du Code du travail.

10/ La mise à disposition des rapports et informations récurrents ne vaudra substitution de l’obligation de communication que vis-à-vis du CE.

La circulaire précise qu’aucune substitution n’est possible s’agissant des informations et rapports donnés aux autres IRP notamment au CHSCT. Cette possibilité n’est en effet prévu ni par la loi ni par son décret d’application.

S’agissant des informations nécessaires aux consultations ponctuelles (exemple : en cas de plan de sauvegarde de l’emploi), s’il est possible de les insérer dans la base, il faudra continuer à envoyer des rapports ou informations car là-non plus cela ne vaudra pas substitution.

Sources

Circulaire DGT n° 2014/1 du 18 mars 2014 relative à la base de données économiques et sociales et aux délais de consultation du comité d'entreprise et d'expertise

Loi n° 2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l'emploi, art. 8

Décret 2013-1305 du 27 décembre 2013, relatif à la base de données économiques et aux délais de consultation du comité d'entreprise

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